Polityka prywatności
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych kontrahentów
Szanowni Państwo!
Dokładamy wszelkich starań by chronić zbierane przez nas dane osobowe, które dotyczą naszych potencjalnych, obecnych i byłych kontrahentów, to jest klientów, dostawców, ich reprezentantów, prokurentów, pełnomocników, osób wyznaczonych przez nich do kontaktu lub innych osób wchodzących z nami w relacje biznesowe w toku naszej współpracy.
W dokumencie wyjaśnimy jakie dane osobowe zbieramy i jak są one wykorzystywane.
Adresaci:
- klienci
- dostawcy
- reprezentanci
- prokurenci
- pełnomocnicy
- osoby wyznaczone do kontaktu (pracownicy)
Cel:
- spełnienie obowiązku informacyjnego
Podstawa prawna:
- art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianą ogłoszoną w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2)
Administrator Danych Osobowych
- przetwarzamy dane osobowe jako ich administrator, którym jest ELOKON sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-994), przy ul. Wał Miedzeszyński 552
Inspektor Ochrony Danych
- w sprawach związanych z ochroną danych mogą Państwo kontaktować się z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych (IOD) poprzez adres e-mail iod@elokon.pl
1. Jakie dane przetwarzamy i na jakiej podstawie?
1.1. Dane pozyskane przed nawiązaniem współpracy
Podstawą prawną naszych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO.
- dane identyfikacyjne, takie jak: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL (w odniesieniu do członków zarządów podmiotów podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego), funkcja lub stanowisko
- dane kontaktowe, takie jak: adres poczty elektronicznej, numer telefonu, adres siedziby firmy
1.2. Dane pozyskane na etapie nawiązywania współpracy i w jej trakcie
Podstawą prawną naszych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.
- dane identyfikacyjne, takie jak: imię (imiona) i nazwisko oraz dane kontaktowe, numer PESEL (w odniesieniu do członków zarządów podmiotów podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego), funkcja lub stanowisko
- dane finansowe, takie jak: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, fakturach, bilansach i innych dokumentach księgowych oraz inne dane związane z transakcjami finansowymi
- informacje o współpracy, takie jak: data podjęcia współpracy, zakres współpracy, data wypowiedzenia lub rozwiązania umowy
- dane transakcyjne, takie jak: szczegółowe informacje dotyczące usług, które dostarczamy klientom lub produktów i usług, które otrzymujemy, historia zakupów, zamówień, dostaw oraz wszelkich innych operacji biznesowych
- dane komunikacyjne, takie jak: korespondencja elektroniczna i papierowa
2. W jakich celach przetwarzamy Państwa dane?
2.1. Cele wynikające z umowy i przepisów
Będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe dla jednego lub wielu z celów związanych z wykonywaniem określonych zadań lub obowiązków:
- by wykonywać łączącą nas umowę
- by spełniać obowiązki prawne, zarówno wobec Państwa jak i organów publicznych takich jak: Urząd Skarbowy, GUS itp.
- dla celów rozliczeniowych
- aby zapewnić wykonanie wyroków sądowych i innych organów
- dla celów archiwizacyjnych i statystycznych
3. W jaki sposób zbieramy Państwa dane?
Większość danych, które przetwarzamy to informacje, które z własnej woli zostały nam przez Państwa udostępnione, w tym w związku z koniecznością wykonania umowy. Jednakże w niektórych przypadkach przetwarzamy dane osobowe, które jesteśmy w stanie wywnioskować względem Państwa na podstawie innych informacji, które nam Państwo przekazali, a także na podstawie danych, które pozyskujemy w toku naszych relacji, jak również na podstawie danych osobowych, które otrzymujemy od podmiotów trzecich za Państwa wiedzą. Możemy również przetwarzać Państwa dane, które są dostępne w publicznych rejestrach (KRS, CEIDG), mediach społecznościowych (LinkedIn) oraz na oficjalnej stronie internetowej podmiotu gospodarczego, z którym jesteś powiązany.
4. Komu przekazujemy Państwa dane?
Co do zasady Państwa dane osobowe przetwarzamy na terytorium Polski lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dotyczy to również usługodawców, z których usług korzystamy lub będziemy korzystać w przyszłości. Każdy inny partner, któremu powierzymy przetwarzanie Państwa danych osobowych lub któremu udostępnimy Państwa dane, będzie je przetwarzać zgodnie z odpowiednimi instrumentami prawnymi, umowami lub w celu realizacji umowy, porozumienia lub współpracy, wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem oraz naszymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami. Nie przekazujemy Państwa danych osobowych komukolwiek, jednakże ze względu na strukturę właścicielską, odbiorcą niektórych Państwa danych osobowych może być firma ELOKON Holding GmbH z siedzibą w Niemczech: Gärtnerweg 49, 25436 Tornesch, Niemcy, nr telefonu: +49 4122 9570-0, adres e-mail: info@elokon.com. Dodatkowo, zaufane strony trzecie, które świadczą dla nas usługi, mogą mieć dostęp do Państwa danych. W takich przypadkach strony trzecie są zobowiązane do właściwej ochrony Państwa danych osobowych zgodnie z obowiązującymi umowami i przepisami prawa. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane innych kontrahentom w celu realizacji umów i projektów, a także podmiotom współpracującym z nami w zakresie obsługi IT, dostawy i serwisu systemów, pomocy prawnej, ubezpieczycielom lub podmiotom uprawnionym (np. policji) zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
5. Jakie środki bezpieczeństwa stosujemy?
Zobowiązujemy się właściwie chronić Państwa dane osobowe zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi politykami, procedurami i standardami tak, aby dane były chronione przed nieautoryzowanym użyciem lub dostępem, bezprawnymi modyfikacjami, utratą lub zniszczeniem. Państwa dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż jest to konieczne dla celu, dla którego zostały zebrane, włączając w to konieczność zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi, podatkowymi oraz dla rozpatrywania sporów, dochodzenia lub obrony roszczeń.
6. Jakie są Państwa prawa?
W każdym czasie mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz możliwość ich aktualizacji i zmiany. Mogą Państwo zrealizować również wszelkie inne prawa jakie przysługują na mocy obowiązujących przepisów ochrony danych, a w szczególności prawo do usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania. Mają Państwo również prawo do sprzeciwu względem pewnych rodzajów przetwarzania Państwa danych osobowych. Wymienione prawa mogą być ograniczone
w niektórych sytuacjach, np. kiedy wykażemy, że jesteśmy prawnie zobowiązani do przetwarzania Państwa danych, w szczególności, jeżeli przepisy innych ustaw przewidują obowiązek przechowywania danych przez dłuższy okres (np. przepisy prawa podatkowego, rachunkowego, AML). Jeśli pragną Państwo skorzystać z należnych Państwu praw, wszystko co wystarczy zrobić, to przesłać odpowiednią prośbę do IOD poprzez adres e-mail: iod@elokon.pl
Mogą Państwo również skontaktować się z nami w przypadku jakichkolwiek pytań, uwag lub skarg w odniesieniu do niniejszego dokumentu. Jednakże, jeśli wciąż mają Państwo jakiekolwiek nierozwiązane wątpliwości mają Państwo prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Poniżej wskazujemy rozwinięcie praw wprowadzonych na mocy RODO. Wymienione prawa mogą być ograniczone w niektórych sytuacjach, np. kiedy możemy wykazać, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przetwarzania Państwa danych lub nie mieć zastosowania z uwagi na Państwa status.
6.1. Prawo dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO)
- prawo dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO) oznacza, że na Państwa żądanie udzielimy informacji, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe
- jesteśmy również zobowiązani, na oddzielne żądanie, udzielić bardziej szczegółowych informacji w zakresie: celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, odbiorców danych lub ich kategorii, okresu przechowywania danych osobowych lub kryteriów jego ustalania, źródła pozyskania danych, o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych i konsekwencjach takiego przetwarzania
- w przypadku przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego poinformujemy Państwa również o stosowanych na potrzeby transferu zabezpieczeniach na Państwa żądanie
- na Państwa żądanie sporządzimy również kopię danych osobowych. Zostanie ona udostępniona w popularnym formacie pliku informatycznego; pierwsza kopia zostanie udostępniona bezpłatnie jednak za każdą kolejną możemy naliczyć opłatę w wysokości, którą określimy w oparciu o postanowienia RODO
6.2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) oznacza, że jeśli okaże się, że Państwa dane osobowe są niepoprawne usuniemy nieprawidłowości; zrobimy to z własnej inicjatywy – bądź, jeśli zwrócą nam Państwo uwagę – na Państwa żądanie
6.3. Prawo do usunięcia danych, w tym „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)
- prawo do usunięcia danych, w tym „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO), oznacza, że jeśli nie życzą sobie Państwo przetwarzania danych osobowych i stwierdzimy brak podstaw prawnych, które umożliwiają nam przetwarzanie Państwa danych – usuniemy je z naszych baz danych; mimo takowego żądania będziemy mogli przetwarzać Państwa dane osobowe na zasadach określonych w RODO
6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), oznacza, że w przypadkach przewidzianych przez RODO, na Państwa żądanie ograniczymy przetwarzanie Państwa danych osobowych
- najprościej rzecz ujmując, ograniczenie przetwarzania danych osobowych uniemożliwia ich wykorzystywanie poza przechowywaniem
- w takim przypadku jakiekolwiek inne działania na danych podlegających ograniczeniu przetwarzania, będą mogły być wykonywane jedynie za Państwa zgodą
6.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), oznacza, że na zasadach przewidzianych w RODO i w przypadku zaistnienia ku temu podstaw prawnych, mogą Państwo zażądać przekazania danych osobowych zapisanych w standardowym formacie pliku nadającym się do odczytu maszynowego
- jeśli Państwa celem jest przekazanie ich innemu administratorowi, prześlemy plik zawierający Państwa dane osobowe bezpośrednio do niego
6.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
- prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO), oznacza, że w niektórych przypadkach, nawet jeśli przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, mogą Państwo żądać od nas zaprzestania przetwarzania danych osobowych wnosząc sprzeciw
- będzie on uzasadniony, jeżeli wykażą Państwo, że nasze zgodne z prawem działania mimo wszystko naruszają Państwa interesy, prawa lub wolności
6.7. Prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom w indywidualnych przypadkach (art. 22 RODO)
- prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom w indywidualnych przypadkach (art. 22 RODO), w tym profilowaniu, oznacza, że, mają Państwo prawo, by nie podlegać decyzjom, które miałyby opierać się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli miałyby one wywoływać wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływać
- nie przeprowadzamy profilowania i nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji
6.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) – jeśli uważają Państwo, że przez nasze działania związane z przetwarzaniem danych osobowych Państwa prawa zostały naruszone, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
7. Jaki jest okres przetwarzania moich danych?
Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych), przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń,
wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego.
Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań, do prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuższy okres dla przedawnienia roszczenia/prawa, którego dotyczy postępowanie.
8. W jaki sposób dbamy o ten dokument?
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym dokumencie, które mogą wynikać z następujących przyczyn:
- ze względu na konieczność dostosowania postanowień do obowiązujących przepisów prawa lub decyzji uprawnionych władz publicznych,
- na skutek zmiany interpretacji przepisów prawa (mającej wpływ na treść niniejszego dokumentu),
- wskutek orzeczeń sądów, decyzji, rekomendacji lub zaleceń właściwych w danym zakresie urzędów lub organów,
- konieczności usunięcia błędów lub omyłek pisarskich znajdujących się w treści niniejszego dokumentu,
- zmiany danych, w tym np. danych teleadresowych, nazw, danych kontaktowych czy aktualizację linków zamieszczonych w treści niniejszego dokumentu.
O wszelkich zmianach dotyczących przetwarzania danych będziemy Państwa informować stosownym komunikatem za pomocą wewnętrznych systemów teleinformatycznych lub drogą elektroniczną.